El archivo físico presenta grandes inconvenientes de orden, seguridad y espacio, que tienen un impacto directo en la productividad y servicio al cliente de cualquier negocio. El papel se destruye con facilidad al exponerse al fuego, agua y tiempo, siendo afectado además por la humedad y distintas plagas. Los archivos fisicos pueden ser robados, adulterados y fácilmente accesados, lo que conlleva problemas de seguridad y confidencialidad que pueden afectar la estabilidad y competitividad del negocio.

Además, el archivo físico tiene los siguientes inconvenientes:

• Pérdida de tiempo al buscar documentos

• Desperdicio de espacio de trabajo

• Deterioro y extravío de documentos

• Peligro de acceso y alteración

• Expuesto a desorden y traspapelado

• Hace que el servicio al cliente sea lento

• No hay respaldo de la información